(function(w,d,s,l,i){w[l]=w[l]||[];w[l].push({'gtm.start': new Date().getTime(),event:'gtm.js'});var f=d.getElementsByTagName(s)[0], j=d.createElement(s),dl=l!='dataLayer'?'&l='+l:'';j.async=true;j.src= 'https://www.googletagmanager.com/gtm.js?id='+i+dl;f.parentNode.insertBefore(j,f); })(window,document,'script','dataLayer','GTM-WVPBPZ4');

28 wrz 2021

Jak napisać list formalny po angielsku?

Pisanie listu formalnego po angielsku może być wyzwaniem, przed którym przyjdzie stanąć osobom zdającym różnego rodzaju egzaminy certyfikacyjne. Zmierzyć się z nim na pewno będą musieli również uczniowie na rozszerzonej maturze z języka angielskiego. Warto znać zasady sporządzania takich pism, ponieważ niejednokrotnie może się zdarzyć, że będziemy musieli je przygotować w naszym życiu zawodowym. Jak napisać list formalny po angielsku?

list formalny po angielsku


Co to jest list formalny?


List formalny to wypowiedź oficjalna, która jest napisana w sposób sformalizowany, według sprecyzowanych, przyjętych odgórnie reguł. Tego rodzaju pismo zawiera także słowa i zwroty typowe dla tego rodzaju wypowiedzi. Styl formalny wyklucza użycie słów uważanych za potoczne. Stosując go, wybiera się zatem formy bezosobowe, wyrażenia nienacechowane emocjonalnie, a wypowiedzi powinny być zwięzłe i precyzyjne. Tworząc list formalny, powinniśmy wystrzegać się kolokwializmów, skrótów, slangu. List formalny składa się z określonych elementów i nie w nim miejsca na niepotrzebne dygresje. Jako jego autorzy powinniśmy też trzymać się wybranego tematu. 


List formalny ‒ kiedy się przydaje?


Listy formalne stosowane są w komunikacji oficjalnej z urzędami, pracownikami i pracodawcami, mogą zawierać podania, prośby a także reklamacje. Komunikację tego typu stosuje się w szkołach i na uczelniach oraz w kontaktach z instytucjami, organizacjami. 


Struktura listu formalnego


List formalny po angielsku (i w każdym innym języku rozpoczyna się od przywitania. Wstęp określa temat wiadomości, a po nim następuje rozwinięcie, w którym wyjaśniony jest cel komunikacji. Całość zamyka stosowne zakończenie. Poprawność stylistyczna oraz odpowiednie zwroty są tu konieczne, to one określają bowiem stopień sformalizowania, który w tym wypadku jest kluczowy. 

Jak rozpocząć list formalny? 


List formalny rozpoczyna się od przywitania. Istnieje kilka sposobów, jak list oficjalny zacząć:

Dear Sir/Madam (także Dear Sir or Madam)Szanowny Panie/Szanowna PaniUżywamy, gdy nie znamy adresatów
Dear Mr Szanowny PanieUżywamy, gdy list kierowany jest do mężczyzny, gdy znamy jego nazwisko
Dear Mrs Szanowna PaniUżywamy, gdy list kierowany jest do kobiety zamężnej, gdy znamy jej nazwisko
Dear Miss Szanowna Panno Używamy, gdy list kierowany jest do kobiety niezamężnej, gdy znamy jej nazwisko
Dear Ms Szanowna PaniUżywamy, gdy list kierowany jest do kobiety, gdy znamy jej nazwisko, ale nie znamy jej stanu cywilnego
Dear Dr/Dear ProfesorSzanowny Doktorze/Szanowny ProfesorzeUżywamy, gdy list kierowany jest do osoby, której stopień naukowy jest znany 
To whom it may concernDo zainteresowanychForma stosowana w przypadku, gdy list kierowany jest do większej grupy osób zainteresowanych. 

Stosowanie tych form od razu określa rodzaj korespondencji. Często, kontaktując się np. z gazetą, można używać formy Dear Editor (Drogi Redaktorze).

List formalny ‒ rozwinięcie

W rozwinięciu należy określić cel listu. Zależnie od tematyki, warto stosować następujące zwroty:

I would like to apply for the position of…Chciałbym aplikować na stanowisko…
I am writing to complain about…Piszę, by poskarżyć się na…
I am writing to enquire about…Piszę z zapytaniem…
I am contacting for the following reasons…Kontaktuję się w związku z…
Having seen your advertisement in…Widziałem waszą reklamę w…
I recently wrote to you about…Niedawno pisałem do państwa w sprawie…
I would like to inform you…Chciałbym poinformować o…
I would be interested in…Byłbym zainteresowany…
I am writing to apologize for…Piszę, aby przeprosić za…
I am writing to confirm…Piszę, aby potwierdzić…

W przypadku odpowiedzi na list, który już otrzymaliśmy (lub też w przypadku kontynuacji komunikacji) można stosować zwroty tego typu:

Thank you for the letter of (date)…Dziękuję za korespondencję/pismo z (data)…
Thank you for your letter/e-mail about…“Dziękuję za korespondencję/e-mail na temat…”?
In reply to your letter of (date)…W odpowiedzi do Pana/Pani listu z (data)…
With reference to your letter of (date)…W odniesieniu do państwa korespondencji/pisma z (data)…
Thank you for contacting us…Dziękujemy za skontaktowanie się z nami…
Further to our meeting I would like to confirm…W związku z naszym spotkaniem chciałbym potwierdzić… 

Jeśli zaś chodzi o wyrażanie próśb w listach formalnych, to warto zastosować te popularne zwroty:

We would appreciate if you would…Docenilibyśmy, gdybyś zechciał…
I would be grateful if you could…Byłbym bardzo wdzięczny, gdybyś mógł…
It will be helpful if you could…Byłoby bardzo pomocne, gdybyś mogła…
I am interested in…Jestem zainteresowany…
I would appreciate your immediate attention to this matter…Byłbym bardzo wdzięczny za niezwłoczne zwrócenie uwagi na sprawę…

Jak zakończyć oficjalny list?

Podobnie jak w przypadku rozpoczynania listu oficjalnego, ważny jest także sposób jego zakończenia. Oto przydatne zwroty.

  • Gdy znane jest nazwisko osoby, z którą się kontaktujemy:
SincerelyZ wyrazami szacunku
Yours sincerelyZ wyrazami szacunku
Sincerely yoursZ poważaniem
  • Gdy nie znamy nazwiska osoby, z którą się kontaktujemy:
Yours faithfully Z wyrazami szacunku
  • Gdy kontakt z osobą, do której piszemy jest bliższy, nawet w przypadku kontaktów jedynie biznesowych:
RegardsPozdrowienia
Best wishesZ najlepszymi życzeniami
Best regardsZ pozdrowieniami

Przydatne zwroty w listach formalnych

Tworząc oficjalną korespondencję, sprawdzą się także zwroty takie jak:

I look forward to seeing you/meeting you/hearing from you…Z niecierpliwością wyczekuję naszego spotkania…
An early reply would be appreciated/I would appreciate a reply at your earliest convenienceLiczę na niezwłoczną odpowiedź/Liczę na odpowiedź, gdy tylko będziesz w stanie
Thank you for taking this into considerationDziękuję za rozważenie tej sprawy
Thank you for your helpDziękuję za pomoc
For further details…Po dalsze szczegóły…
I am pleased to…Miło mi (np. poinformować o)…
Unfortunately…Niestety…
We are sorry for…Przykro nam, że…
We regret to inform you that…Żałujemy (przykro nam), że musimy poinformować państwa o…
We are pleased to announce that…Bardzo nam miło, że możemy ogłosić…

Czego unikać w listach oficjalnych

Przesadna grzeczność, ale też nadmierne skracanie dystansu w liście formalnym po angielsku są zdecydowanie niewskazane. Stosowanie slangu, błędna ortografia i gramatyka także. Kolejnym problemem w przypadku tej formy komunikacji jest nadmierne rozwijanie szczegółów wiadomości. Ma być ona konkretna. Jeśli decydujemy się na stosowanie skrótów, to jedynie tych, które spotykane są w korespondencji formalnej, np. enc. (enclosure ‒ załącznik) czy RSVP (proszę o odpowiedź). Wszelkie brb, btw, thb czy lol ‒ odpadają. 

Podsumowanie 

Konkretne zasady, konkretne słownictwo, konkretny temat ‒ list formalny po angielsku trzyma się ram, ułatwiając komunikację tak, by nie dochodziło w niej do nieporozumień. Sprawdza się zwłaszcza w kontekście biznesowym. Jeśli natomiast macie wątpliwości, czy list jest skonstruowany poprawnie, skonsultujcie go z doświadczonym native speakerem.

Autor: Leah Morawiec, doświadczony Native Speaker, nauczycielka i właścicielka TalkBack.