Jak napisać list formalny po angielsku?

Pisanie listu formalnego po angielsku może być wyzwaniem, przed którym przyjdzie stanąć osobom zdającym różnego rodzaju egzaminy certyfikacyjne. Zmierzyć się z nim na pewno będą musieli również uczniowie na rozszerzonej maturze z języka angielskiego. Warto znać zasady sporządzania takich pism, ponieważ niejednokrotnie może się zdarzyć, że będziemy musieli je przygotować w naszym życiu zawodowym. Jak napisać list formalny po angielsku?

Co to jest list formalny?

List formalny to wypowiedź oficjalna, która jest napisana w sposób sformalizowany, według sprecyzowanych, przyjętych odgórnie reguł. Tego rodzaju pismo zawiera także słowa i zwroty typowe dla tego rodzaju wypowiedzi. Styl formalny wyklucza użycie słów uważanych za potoczne. Stosując go, wybiera się zatem formy bezosobowe, wyrażenia nienacechowane emocjonalnie, a wypowiedzi powinny być zwięzłe i precyzyjne. Tworząc list formalny, powinniśmy wystrzegać się kolokwializmów, skrótów, slangu. List formalny składa się z określonych elementów i nie w nim miejsca na niepotrzebne dygresje. Jako jego autorzy powinniśmy też trzymać się wybranego tematu. 

List formalny ‒ kiedy się przydaje?

Listy formalne stosowane są w komunikacji oficjalnej z urzędami, pracownikami i pracodawcami, mogą zawierać podania, prośby a także reklamacje. Komunikację tego typu stosuje się w szkołach i na uczelniach oraz w kontaktach z instytucjami, organizacjami. 

Struktura listu formalnego

List formalny po angielsku (i w każdym innym języku rozpoczyna się od przywitania. Wstęp określa temat wiadomości, a po nim następuje rozwinięcie, w którym wyjaśniony jest cel komunikacji. Całość zamyka stosowne zakończenie. Poprawność stylistyczna oraz odpowiednie zwroty są tu konieczne, to one określają bowiem stopień sformalizowania, który w tym wypadku jest kluczowy. 

Jak rozpocząć list formalny? 

List formalny rozpoczyna się od przywitania. Istnieje kilka sposobów, jak list oficjalny zacząć:

Stosowanie tych form od razu określa rodzaj korespondencji. Często, kontaktując się np. z gazetą, można używać formy Dear Editor (Drogi Redaktorze). Zwroty grzecznościowe w języku angielskim opisaliśmy w dedykowanym artykule.

List oficjalny ‒ rozwinięcie

W rozwinięciu należy określić cel listu. Zależnie od tematyki, warto stosować następujące zwroty:

W przypadku odpowiedzi na list, który już otrzymaliśmy (lub też w przypadku kontynuacji komunikacji) można stosować zwroty tego typu:

Jeśli zaś chodzi o wyrażanie próśb w listach formalnych, to warto zastosować te popularne zwroty:

→ Może zainteresować Cię wpis: E-mail po angielsku – jak go poprawnie napisać?

Jak zakończyć list formalny?

Podobnie jak w przypadku rozpoczynania listu oficjalnego, ważny jest także sposób jego zakończenia. Oto przydatne zwroty.

• Gdy znane jest nazwisko osoby, z którą się kontaktujemy:

• Gdy nie znamy nazwiska osoby, z którą się kontaktujemy:

• Gdy kontakt z osobą, do której piszemy jest bliższy, nawet w przypadku kontaktów jedynie biznesowych:

Przydatne zwroty w listach formalnych

Tworząc oficjalną korespondencję, sprawdzą się także zwroty takie jak:

Listach oficjalny – czego unikać?

Przesadna grzeczność, ale też nadmierne skracanie dystansu w liście formalnym po angielsku są zdecydowanie niewskazane. Stosowanie slangu, błędna ortografia i gramatyka także. Kolejnym problemem w przypadku tej formy komunikacji jest nadmierne rozwijanie szczegółów wiadomości. Ma być ona konkretna. Jeśli decydujemy się na stosowanie skrótów, to jedynie tych, które spotykane są w korespondencji formalnej, np. enc. (enclosure ‒ załącznik) czy RSVP (proszę o odpowiedź). Wszelkie brb, btw, thb czy lol ‒ odpadają. 

List formalny po angielsku – podsumowanie 

Konkretne zasady, konkretne słownictwo, konkretny temat ‒ list formalny po angielsku trzyma się ram, ułatwiając komunikację tak, by nie dochodziło w niej do nieporozumień. Sprawdza się zwłaszcza w kontekście biznesowym. Jeśli natomiast macie wątpliwości, czy list jest skonstruowany poprawnie, skonsultujcie go z doświadczonym native speakerem.

Autor tekstu: Leah Morawiec, Amerykanka, native speaker z 15-letnim doświadczeniem, właścicielka TalkBack.