E-mail po angielsku – jak go poprawnie napisać? Poradnik

W zamierzchłych czasach podręczniki do angielskiego twardo nakazywały uczniom pisanie listów. Na licealnych klasówkach i maturach z wielkim upodobaniem umieszczano napisanie listu jako jedno z zadań. A to do przyjaciół, a to do urzędu, do dalekiego krewnego, czasem pocztówkę z wakacji. Ale czasy się zmieniają, więc coraz częściej uczniowie stają przed pytaniem – jak napisać e-mail po angielsku?

Czy te dwie formy się od siebie różnią? I jeśli tak, to czym? Przedstawiamy krótki poradnik dla uczniów (i nie tylko!) o tym, jak napisać mail po angielsku. Zaczynamy!

Temat maila w języku angielskim

Pierwsza znacząca różnica między listem a mailem leży już na samym początku wiadomości – jest to temat. List takowego nie posiada, a mail – jak najbardziej. I jest to w nim element niezwykle ważny, bo tematem musimy przykuć uwagę odbiorcy i zaciekawić go na tyle, żeby naszą wiadomość otworzył.

Dobry temat maila jest krótki i treściwy. Pamiętaj, żeby odnieść się w nim bezpośrednio do tego, co rozwiniesz w treści. Przypadkowe, nic nikomu nie mówiące tematy e-maili takie jak “Hi!” czy “Hello Mr. Smith” mają rację bytu tylko w towarzyskich mailach, jeśli nasz odbiorca wie, kim jesteśmy i po co możemy pisać.

Temat w profesjonalnym e-mailu po angielsku powinien natomiast rzeczowo odnosić się do tego, po co właściwie piszemy. Na przykład:

• Application for the position of IT Manager → Aplikacja na stanowisko IT Managera
• Tuesday meeting reschedule notice → Informacja o przełożeniu czwartkowego spotkania
• Complaint regarding Order #351395 → Zażalenie dotyczące Zamówienia nr 351395

Zauważmy, że oficjalny e-mail w swoim tytule rządzi się własnymi prawami. Jak wspomnieliśmy, ponieważ musi być krótki i treściwy, nie musimy pisać pełnymi zdaniami – właściwie najlepiej będzie, jeśli temat będzie odpowiadał wyłącznie na pytanie “co to jest?”.

Złota zasada mówi, że na konstrukcję tematu e-maila po angielsku należy poświęcić minimum tyle samo czasu – jeśli nie dwa razy tyle – co na konstrukcję samej treści. To szczera prawda – myślmy o temacie maila jak o nagłówku w gazecie. Dobrze i ciekawie skonstruowany, a przy tym krótki, przyciąga uwagę w kilka sekund i zachęca do zapoznania się z resztą. A skoro o reszcie mowa…

Rozpoczęcie maila po angielsku

Wbrew pozorom, w przypadku e-maila (nie tylko tego po angielsku) liczy się zarówno to, jak się zaczyna, jak i to, jak się kończy. Dobre otwarcie maila (opening line) może przesądzić o tym, czy odbiorca zajrzy dalej. Razem z tematem, to dwie pierwsze trudności, które musimy przeskoczyć

Jak zatem zacząć maila po angielsku, jakich zwrotów użyć, a których zwrotów unikać? Sprawdźmy najpierw najlepsze zwroty na rozpoczęcia e-maila po angielsku :

• Hi/Hello [name] → możemy je porównać do polskiego “witam”. Jest bardzo uniwersalne i, za wyjątkiem wysoce formalnej korespondencji, sprawdzi się w każdej sytuacji. Jeśli obawiacie się, że hi brzmi zbyt potocznie i mało profesjonalnie, z pomocą przychodzi hello, choć nie jest ono często stosowane
• Dear [name] → dosłownie “drogi/-a”, ale w użyciu również podobne do polskiego “szanowny/-a”. Ta wersja pasuje najbardziej do bardzo oficjalnych maili po angielsku, w których musimy z szacunkiem odnieść się do odbiorcy, bo na przykład przewyższa nas stopniem czy pozycją albo nie znamy go zbyt dobrze
• Greetings → dosłownie “pozdrowienia”, użyjemy go kiedy nieznany nam jest dokładny odbiorca naszego maila (bo piszemy na przykład na maila info czy kontakt danej firmy)
• Salutations → rzadko, ale jednak spotykane, rozpoczęcie wiadomości e-mail po angielsku

A teraz spójrzmy na kilka najgorszych zwrotów na rozpoczęcie e -maila po angielsku  – niekoniecznie ze względów gramatycznych czy stylistycznych. Choć takie otwarcia są niekiedy polecane, mogą przynieść niepożądane skutki.

• Dear Sir or Madam → Drogi Panie lub Droga Pani: tego zwrotu często uczy się w szkołach, i z pozoru nie ma w nim nic złego. Jeśli jednak piszemy formalnego maila po angielsku, to taki zwrot mówi odbiorcy tylko tyle, że nie zadaliśmy sobie trudu sprawdzenia, jak nazywa się odbiorca, już o płci nie wspominając
• To whom it may concern → Do osób zainteresowanych, w luźnym tłumaczeniu. Również uczy się tego zwrotu, i ponownie – grzeczny, uprzejmy, formalny, ale może wywołać w odbiorcy niezbyt pożądaną przez nas reakcję. Na zajęciach z pierwszej pomocy uczy się, że nie należy mówić “Niech ktoś zadzwoni po pogotowie”, bo wtedy z tłumu nie dzwoni nikt – bo przecież ja nie muszę, ktoś inny zadzwoni. To whom it may concern sugeruje nie tylko, że nie wiemy, do kogo piszemy, ale może sprawić, że nasz mail przejdzie przez kolejkę osób, które uznają, że powinien on obchodzić kogoś innego. A na końcu zostanie zignorowany
• Hey! → zostawmy to dla przyjaciół i znajomych. Jeśli rozpoczniemy tak list do działu HR firmy, w której aplikujemy o pracę, to nie ma co oczekiwać rezultatu innego, niż zignorowanie (chyba, że piszemy do małej, wyluzowanej firmy, ale to wyjątki)

Absolutnie, absolutnie musimy się upewnić, jak pisze się nazwisko osoby, do której piszemy! Dramatycznym nietaktem jest popełnienie błędu w imieniu lub nazwisku!

Treść maila w języku angielsku

Sama treść to sprawa prosta i tak naprawdę to, jak powinniśmy ją skonstruować, zależy od tego, czy piszemy maila formalnego czy nieformalnego.

W tej drugiej kwestii, na przykład maila do przyjaciela, mamy właściwie pełną dowolność. Rzecz jasna, warto stosować się do zasady “wstęp-rozwinięcie-zakończenie”, ale tylko dla wygody odbiorcy.

W e-mailu formalnym zaś, oprócz zachowania podobnej zasady, warto pamiętać o skracaniu swojej wiadomości tak bardzo, jak to możliwe, o ile nie ucierpi na tym treść. Pomyślmy – pracownik działu reklamacji, rekruter czy wiceprezes firmy dostają dziesiątki, czasem setki maili dziennie. Jeśli zobaczą trzystronicową epopeję na ekranie, nasz mail trafi do kosza, albo (w najlepszym wypadku) zostanie przeczytany pobieżnie. Jeśli zaś już musimy napisać dłuższego maila, bo sytuacja tego wymaga i po prostu nie da się tego skrócić, warto poświęcić osobny (najlepiej oddzielony dodatkową linią odstępu) krótki akapit na podsumowanie absolutnie najważniejszych dwóch-trzech punktów. Na wypadek, gdyby mimo wszystko nasz odbiorca kierował się internetową zasadą TL;DR (too long; didn’t read – za długie, nie przeczytałem), jest nadzieja, że jak znajdzie podsumowanie to przynajmniej kluczowe wiadomości z nim zostaną.

Jest kilka ciekawych fraz, których możemy użyć, jeśli chcemy napisać oficjalny e-mail po angielsku i dotarliśmy właśnie do rozpoczęcia głównej jego części:

• I am writing to… → Piszę, aby… – w ten sposób możemy rozpocząć większość maili formalnych. W pierwszym zdaniu dajemy wtedy wyjaśnienie, po co się zwracamy właściwie i czemu naszego maila warto przeczytać.
• With reference to our meeting/phone call… → W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej… – tu z kolei od razu podajemy kontekst, czyli dajemy odbiorcy znać, że uzgodniliśmy, że napiszemy
• I am writing in reference to… → Piszę w nawiązaniu do… – również bardzo popularny sposób na rozpoczęcie wiadomości i poinformowanie odbiorcy co będzie tematem wiadomości
• I am writing with regards to… → Piszę w związku z… – popularny sposób na wprowadzenie odbiory w temat wiadomości. Znaczenie podobne do powyższego
• I am writing on behalf of… → Piszę w imieniu… – bardzo przydatne, jeśli na przykład piszemy do kogoś maila z ramienia swojej firmy. Albo jako PR Manager piszemy maila w imieniu zarządu.
• Please be informed that… → Proszę czuć się poinformowany – wyrażenie przydatne jeśli w sposób oficjalny chcemy o czymś poinformować
• We are pleased to inform you that… → Miło nam poinformować, że… – podobne wyrażenie do powyższego, ale tutaj wyraźnie sugerujemy, że ton wiadomości będzie pozytywny
• I regret to inform you that…→ Przykro mi poinformować, że… – w opozycji do zwrotu powyżej, tego użyjemy, kiedy musimy przekazać złe wiadomości np. że po rozmowie rekrutacyjnej zdecydowaliśmy się powierzyć stanowisko innej osobie
• Could you tell me… → Czy mógłbyś/mogłabyś mi powiedzieć… – zwrot trochę mniej formalny, ale często używany, jeśli chcemy o coś dopytać, coś doprecyzować
• You are urgently requested to… → Jesteś pilnie proszony o… – zwrot bardzo formalny, który pokazuje odbiorcy, że sytuacja jest pilna i odbiorca ma szybko coś dostarczyć lub wykonać określoną czynność

W przypadku korespondencji mniej oficjalnej, warto na początku maila dodać kilka fraz dopytujących jak ma się nasz adresat lub wyrażających radość z faktu otrzymania wiadomości. Kilka przydatnych zwrotów to:

• How are you? / How are you doing? → czyli odpowiednik naszego polskiego jak się masz?
• It’s great to hear from you / I’m glad to hear from you → bardzo często używane kiedy odpowiadamy na maila i wyrażamy swój entuzjam z faktu, że ktoś do nas napisał. W wolnym tłumaczeniu fajnie, że się odzywasz!
• I hope you’re doing great → po prostu Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko ok
• I’m really sorry that … / I’m really sorry to hear that… → jeśli otrzymaliśmy maila z jakąś smutną wiadomością, warto podkreślić, że jest nam przykro z tego powodu. Posłuży do tego wyrażenie, które w Polsce funkcjonuje jako Bardzo mi przykro że… / Przykro mi słyszeć że…
• I’m writing to tell you that… → piszę, żeby dać Ci znać…
• Thanks for getting back to me → w wolnym tłumaczeniu Dzięki za odpowiedź. To wyrażenie również możecie spotkać w mailach formalnych tylko jako Thank you for getting back to be

Tutaj jeszcze raz podkreślamy, że powyższe zwroty raczej nie pojawiają się w listach formalnych.

E-mail po angielsku – jak zakończyć?

No, to skoro już krótko, acz treściwie przedstawiliśmy swoją sprawę, takiego maila po angielsku należałoby jakoś zgrabnie zakończyć. Ponownie, jeśli piszemy maila do przyjaciela, to mail nieformalny ma do wyboru kilka różnych pozdrowień. Te najlepiej znane zwroty na zakończenie maila nieformalnego po angielsku to: 

• Bye!
• Cheers!
• Love
• xoxo → tajemniczy skrót znany fanom “Plotkary” (xoxo, Gossip Girl), oznacza tyle, to “buziaki i uściski”. Można go również zastąpić przeróżnymi wariantami i połączeniami liter “x” i “o”, na przykład: xxx, xo, x, ooo. “X” w tym duecie (kwartecie?) to “buziaki”
• Best (wishes)!
• I must be going now → Muszę już kończyć
• See you soon → Do zobaczenia wkrótce
• Write back soon → Napiszę wkrótce

→ Wpis, który może Cię zainteresować. Stworzenie maila po angielsku bardzo często pojawia się na egzaminie ósmoklasisty z angielskiego.

Zakończenie formalnego e-maila po angielsku

Jeśli piszemy nieformalny email po angielsku, możemy swobodnie żegnać się tak, jak w rozmowie twarzą w twarz. Co innego w przypadku, kiedy e-mail po angielsku jest formalny. Wtedy nasze wybory nieco się zawężają. Proponujemy zatem takie zwroty na zakończenie formalnego maila po angielsku.

• I look forward to hearing from you → Wyczekuję twojej/pańskiej odpowiedzi – dość formalne, ale przy tym nieco oklepane. Ale, co by nie mówić, bezpieczne, i sygnalizuje, że spodziewamy się odpowiedzi.
• Thank you in advance for your quick reply → Z góry dziękuję za szybką odpowiedź – trochę bardziej ryzykowne, ale ten trik może zadziałać. Skoro już z góry dziękujemy, to może odbiorcy głupio będzie nie odpowiedzieć?
• If you require any further information, please do not hesitate to contact me → Jeśli potrzebne będą dalsze informacje, proszę bez wahania się ze mną kontaktować
• I await/expect your immediate response → Oczekuję na twoją/pańską niezwłoczną odpowiedź – tu już z grubego działa wprost domagamy się odpowiedzi jak najszybciej. Zdecydowanie nie jest to uprzejme pożegnanie, ale ponieważ w życiu prywatnym i zawodowym niejednego maila przychodzi napisać, kto wie, może taki stanowczy as w rękawie przyda się któregoś dnia?
• Yours sincerely lub Yours faithfully – to zwrot, po którym zawsze podajemy nasze imię lub imię + nazwisko. Może występować jako samodzielne zamknięcie korespondencji lub może pojawić po zwrotach podanych wyżej
• Best wishes lub Best regards → Najlepsze życzenia/uszanowania. Trochę mniej formalne niż powyższe yours sincerely, ale zastosowanie identyczne

→ Wpis, który może Cię zainteresować: Must czy have to?

E-mail formalny po angielsku – przykłady

Teoria za nami, więc zobaczcie kilka przykładów formalnych maili po angielsku

Dear Nicolas,

I wanted to thank you for your patience that allowed me the opportunity to review your issue! I hope this message finds you in good spirits. Sadly, I must inform you that the cause of your problem lies in the code itself and we, as IT Support, can’t provide you any solutions to that.

There are plenty of third party sites that are great for giving that sort of information, such as www.stackoverflow.com – just type in a search requisite and you should be able to find what you are looking for. Make sure to read the comments left by other users, as they are very helpful as well!

I regret being unable to answer this question directly, but empowering you with the resource is definitely a service I’m glad to provide. Hopefully, this will make your future real life fact-finding quests easier to complete!

Best regards
IT Support

—

Dear Sir,

I am writing to inform you that I am resigning from my position of Principal Software Developer.

I would like to thank you for the opportunity to learn and develop in the organization, and I have enjoyed my time here. Please be informed that I am willing to work with you to support the appointment of my successor.

I truly understand that this is not the ideal situation for you. You can contact me at any point to discuss any support I may offer, or any details you may need from me to make the transition as smooth as possible. 

Sincerely,
Steve Nojobs

Przykład maila nieformalnego po angielsku

Ahoy, mate!

How’s it going? How have you been? I hope you’re doing great!

Sorry I haven’t been in touch for such a long time, but I’ve had these exams, so I’ve been studying every free minute, and this job… Ugh, my new boss is such a douche. But the money’s pretty good, so you know how it is.

Anyway, I’d love to hear all your news and I’m hoping we can get together soon to catch up. Maybe I could visit you over the weekend and we could hit the bar together? I wonder if you remember that night in NYC 🙂

Looking forward to hearing from you and hopefully see you soon!
Dustin

Ciekawostki dotyczące e-maili

Nie ma co ukrywać, jako narzędzie komunikacji sam mail nie jest przesadnie pełen ciekawostek, ale przecież nie bylibyśmy sobą, jakbyśmy czegoś nie znaleźli na rozluźnienie po takim intensywnym poradniku.

@ czyli małpa po angielsku 

Jak się okazuje symbole nierzadko mogą przysporzyć kłopotów – o czym doskonale świadczy historia The Artist Formerly Known as Prince, czyli Artysty Dawniej Znanego Jako Prince. “Symbol miłości”, na który zmienił swoje imię (z uwagi na konflikt ze swoją wytwórnią), był niewymawialny, ale na szczęście @ – jest. Ale uwaga! Nie wszędzie jest bowiem znany jako nasza sympatyczna małpka. Różne nosi nazwy (w Finlandii “miau-miau”, w Czechach jest “rolmopsem”, w Grecji – “kaczątkiem”), ale akurat Anglicy nie popisali się kreatywnością. Małpa po angielsku to at, albo at sign, czyli po prostu “na”, w tym wypadku oznaczające “na serwerze XYZ”. Dyktując swojego maila musimy zatem pamiętać, żeby powiedzieć, na przykład, John dot Smith at companyname dot com, żeby uniknąć nieporozumienia (i dziwnych spojrzeń jak każemy rozmówcy wsadzić małpę w adres maila).

Co to są listele?

Niewiele zabrakło, żebyśmy wysyłali sobie dzisiaj “listele”, a nie e-maile. Dlaczego? W połowie lat 90’, kiedy to Internet szturmem zdobywał Polskę, próbowano znaleźć polski odpowiednik e-maili. Prawdopodobnie dlatego żeby chronić nasz rodzimy język, starano się na siłę połączyć słowa “list” i “elektroniczny” z czego wyszedł właśnie taki oto potworek. Na nasze szczęście słowo “listel” się nie przyjęło, a e-mail, chociaż zapożyczony, przynajmniej na całym świecie będzie zrozumiały. 

Skąd pochodzi słowo spam?

I wracając do tematyki mailowej, wiecie, skąd pochodzi słowo spam? Spam jako produkt to konserwa z mielonki, więc co to ma wspólnego z pocztą elektroniczną? Niewiele, bo określenie to pochodzi… z 1970 roku, ze skeczu Monty Pythona o kawiarni, w której wszystkie dania zawierają mielonkę. Słowo pada w nim tak często – a sam skecz ma mniej niż trzy minuty – że z biegiem czasu stało się synonimem niechcianych wiadomości. Niezbadane są drogi, którymi podążają ludzkie skojarzenia!

E-mail po angielsku – podsumowanie

Czy to e-mail po angielsku do przyjaciela, czy formalny e-mail po angielsku, zasady pisania maila po angielsku są z grubsza podobne, z tą główną różnicą, że formalny e-mail musi być o wiele ostrożniej skonstruowany i rzeczowy. Zdecydowanie musimy w nim bardziej pilnować formułek, gramatyki, pisowni i stylu, unikać zwrotów potocznych. Ale, jak w większości form pisemnych tego rodzaju, jeśli będziemy trzymać się konwencji “wstęp-rozwinięcie-zakończenie” i pilnować, żeby nie były one zbyt długie – sukces murowany! A jeśli czeka was napisanie bardzo ważnego oficjalnego maila i chcecie mieć 150% pewności, że jest zrozumiały i poprawny, warto wykorzystać angielski z native speakerem online, który niejednego takiego maila napisał!

Autor tekstu: Leah Morawiec, Amerykanka, native speaker z 15-letnim doświadczeniem, właścicielka TalkBack.